Digitale Entgeltunterlagen: Das ändert sich ab 2027

Die elektronische Führung bestimmter Entgeltunterlagen ist bereits seit 2022 vorgeschrieben. Arbeitgeber konnten sich bislang jedoch von dieser Pflicht befreien lassen. Diese Übergangsregelung endet am 31. Dezember 2026.

Für bisher befreite Arbeitgeber bedeutet das: Ab dem 1. Januar 2027 müssen die nach § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) erforderlichen Unterlagen bei neuen Tatbeständen und Ereignissen elektronisch geführt werden.

Welche Unterlagen sind betroffen?

Dazu zählen - abhängig vom jeweiligen Beschäftigungsverhältnis - beispielsweise Nachweise zu:

• Versicherungsfreiheit oder Versicherungspflicht

• geringfügigen Beschäftigungen

• Entsendungen

• Aufenthaltstiteln

Wichtig: Es müssen nur die Dokumente elektronisch geführt werden, die im konkreten Fall tatsächlich anfallen. Eine vollständige Digitalisierung aller Personalakten oder das rückwirkende Einscannen sämtlicher Altunterlagen ist nicht grundsätzlich vorgeschrieben. Laufende Altfälle sollten jedoch individuell geprüft werden.

Eine PDF-Datei allein reicht nicht aus

Entscheidend ist nicht nur das Dateiformat, sondern der gesamte Prozess. Die Unterlagen müssen vollständig, lesbar, eindeutig zugeordnet und dauerhaft wiederauffindbar abgelegt werden. Eine lose Ablage in E-Mail-Postfächern oder unübersichtlichen Netzlaufwerken kann deshalb schnell zum Risiko werden.

Jetzt Prozesse prüfen und vorbereiten

Falls Ihr Unternehmen aktuell noch von der elektronischen Führung befreit ist, sollten Sie jetzt klären:

• Welche Entgeltunterlagen fallen in Ihrem Unternehmen tatsächlich an?

• Welche Dokumente werden noch in Papier- oder Mischprozessen geführt?

• Ist eine eindeutige Zuordnung zu den Beschäftigten gewährleistet?

• Sind Ablage und Workflows für den Start ab 2027 getestet?

Mit LOGA, Doku3 und bits-HR können wir Sie bei der strukturierten und digitalen Umsetzung unterstützen, von der digitalen Personalakte bis zu individuell gestaltbaren Antrags- und Dokumentenprozessen.

Sprechen Sie uns gerne an. Gemeinsam prüfen wir, welche Lösung zu Ihren bestehenden Abläufen passt und wie Sie sich rechtzeitig auf das Ende der Übergangsregelung vorbereiten können.

Hinweis: Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls. Stand: September 2026.