Ihr Wechsel in das bewährte
Solvenius Outsourcing-Modell
Transformation vom bestehenden Payroll/HR-System
Der Wechsel von der bestehenden Payroll Software und den etablierten Abrechnungsprozessen Ihres Unternehmens hin zur günstigen Outsourcing-Lösung mit Solvenius als Dienstleistungs-Partner ist ein strategisches Projekt, welches natürlich mit einmaligen Aufwänden einhergeht, aber langfristige Vorteile sichert und zukunftsfähige Strukturen schafft. Daher lohnt es sich, die Investitionen in ein Umstellungsprojekt unter der Perspektive der kontinuierlichen Mehrwerte zu bewerten, die die Outsourcing-Zusammenarbeit mit Solvenius bietet.
Professionelle Abwicklung Ihrer Payroll
Kernthema, Basis unserer Aktivitäten und DNA unserer Firmenkultur ist die termingerechte, rechtssichere und tarifkonforme Lohn- und Gehaltsabrechnung für Ihre Belegschaft. Die Sicherstellung der vollständigen und korrekten Abrechnung ist stets oberstes Projektziel im Rahmen einer Übernahme in unseren Outsourcing-Betrieb. So können beruhigt weitere Module wie die Zeitwirtschaft in den Blick genommen werden.
Wir stellen sicher:
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Umsetzung komplexer individueller Vorgaben inkl. betrieblicher Altersvorsorge
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Termingerechte Durchführung der Abrechnung im Hinblick auf Melde- und Abgabefristen
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Integration sämtlicher Personalverwaltungs-Funktionen in einer einheitlichen Lösung ohne Systembrüche
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Vertrauen und Partnerschaft auf allen Service-Levels, vom SaaS-Betrieb bis zur Full-Service Entgeltsachbearbeitung
Zertifizerter Projektablauf mit voller Transparenz
Unsere Übernahmeprojekte von Drittsystemen wie DATEV, SAP oder SP Data zu Solvenius / P&I LOGA werden nach einem standardisierten, nach ISAE 3402 zertifizierten Ablauf durchgeführt. Das stellt eine in jeder Phase revisionssichere Auftragsbearbeitung sicher. Auf Wunsch sind wir in der Lage, eine erfahrene Projektleitung zu benennen, die die operativen Projektteams unterstützt. Anderenfalls wird das Projektmanagement arbeitsteilig zwischen den unmittelbar beteiligten Kolleg/innen auf Kundenseite und bei Solvenius wahrgenommen.
Unsere Vorgehensweise bei Übernahme eines neuen Klienten in unsere Lohn- und Gehaltsabrechnung inkl. angrenzender Leistungspakete / Softwaremodule umfasst die folgenden Schritte. Je nach Komplexität, Projektumfang und Unternehmensgröße ist mit einer Laufzeit von 3-6 Monaten zu rechnen. Es darf nicht vergessen werden, dass auch bei unseren Neukunden Zeitaufwände z. B. für die Aufbereitung und Übermittlung von Daten, eingeplant werden müssen.
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Angebot / Vertragsabschluss
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Analyse
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Sollkonzept
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Implementierung
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Testlauf
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Produktivstart
Im gemeinsam verabschiedeten Projektplan wird jede Projektphase dokumentiert und der jeweilige Status überwacht. Wir sind stolz darauf, seit über 20 Jahren Einführungsprojekte mit einer Erfolgsquote von 100% zu realisieren - in time, in place, in budget.
Alle Personalverwaltungsfunktionen integriert
Solvenius bietet einerseits als strategischer P&I LOGA Partner, andererseits als Entwickler der HR Software Plattform bits-HR ein breites Portfolio an Modulen und Diensstleistungen für alle Aufgaben des HR Management und der Zeitwirtschaft. Unser Funktionsspektrum umfasst sowohl die erforderlichen Softwareprodukte, als auch die Expertise, diese einzurichten, zu customizen und laufenden Support zu gewährleisten. Besonderen Wert legt unser Consulting darauf, vor einer Einrichtung zu beraten, welche Module sinnvoll sind (und welche nicht) und wie die Nutzungsmöglichkeiten im Sinne der Anforderungen optimal gestaltet werden können.
Unsere Funktionen umfassen neben der Payroll u.a.:
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Abwesenheiten, Krankheiten, Urlaube, Team-Kalender
- Stellenplan, Organigramm
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Onboarding, Offboarding
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Belegschafts-Informationen (Digitales Schwarzes Brett)
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Sachmittelverwaltung
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Personalentwicklung, Qualifikationen
Alle Schlüsselfunktionen stehen neben dem Desktop auch via App zur Verfügung.
Lohn- und Gehaltsabrechnung:
Outsourcing spart Kosten und schafft Freiräume
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung selbst im Unternehmen durchzuführen, verursacht deutlich mehr Kosten als oft angenommen. Neben der eigentlichen Software fallen Aufwendungen für Lizenzen, Wartung, regelmäßige Updates, gesetzliche Anpassungen und IT-Infrastruktur an. Hinzu kommen Personalressourcen für die Abrechnung, Vertretungsregelungen bei Urlaub oder Krankheit, Schulungen sowie der laufende Aufwand, gesetzliche Änderungen zuverlässig umzusetzen. Diese indirekten Kosten werden in der Praxis häufig unterschätzt.
Mit einer ausgelagerten Lohn- und Gehaltsabrechnung über einen erfahrenen Dienstleister wie Solvenius entfallen viele dieser Aufwände. Statt in Software, Fachwissen und interne Ressourcen zu investieren, profitieren Unternehmen von transparenten, planbaren Kosten und einer professionellen Abwicklung durch spezialisierte Payroll-Experten. Gleichzeitig reduzieren sich Fehlerquellen, der administrative Aufwand sinkt und die Personalabteilung gewinnt wertvolle Zeit für strategische und wertschöpfende Aufgaben.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
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Planbare, transparente Kosten statt hoher Investitionen
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Keine Ausgaben für Payroll-Software, Updates und Wartung
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Kein Schulungs- und Weiterbildungsaufwand für gesetzliche Änderungen
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Geringerer Personalaufwand und keine Vertretungsprobleme
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Weniger Fehler- und Haftungsrisiken
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Mehr Zeit für die eigentliche Personalarbeit statt Administration
Was kostet die Lohnabrechnung wirklich?
Viele Unternehmen betrachten bei der internen Lohn- und Gehaltsabrechnung lediglich die Kosten für die Payroll-Software. Tatsächlich entstehen jedoch deutlich höhere Gesamtkosten: Personalkosten für qualifizierte Payroll-Mitarbeitende, Softwarelizenzen, Wartung, Schulungen, gesetzliche Anpassungen sowie Vertretungsregelungen im Urlaubs- oder Krankheitsfall.
Beispiel: Unternehmen mit 250 Mitarbeitenden - typische jährliche Kosten für Inhouse Payroll*
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Payroll-Fachkraft inkl. Arbeitgeberkosten: ca. 70.000 €
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Payroll-Software inkl. Wartung&Updates: ca. 12.000-20.000 €
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Schulungen & gesetzliche Weiterbildung: ca. 2.000-5.000 €
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IT-Betrieb, Administration & Support: ca. 5.000-10.000 €
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Vertretungs- und Ausfallkosten: ca. 5.000-10.000 €
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Gesamtkosten pro Jahr: ca. 95.000-115.000 €
Dem gegenüber steht eine professionelle Outsourcing-Lösung. Bei marktüblichen Preisen von etwa 10 bis 20 Euro pro Mitarbeitendem und Monat für das All-Inklusive Paket aus Software und Full-Service Entgeltsachbearbeitung liegen die jährlichen Kosten für 250 Mitarbeitende je nach Leistungsumfang häufig zwischen 30.000 und 60.000 Euro.
Das mögliche Einsparpotenzial: Je nach Ausgangssituation können Unternehmen ihre direkten Payroll-Kosten um 30 bis 60 Prozent reduzieren. Gleichzeitig entfallen Investitionen in Software, laufende Systempflege, gesetzliche Updates und ein Großteil des internen Administrationsaufwands. Die Personalabteilung gewinnt wertvolle Zeit für strategische HR-Themen, während die Lohnabrechnung zuverlässig und rechtskonform durch spezialisierte Payroll-Experten erfolgt.
*Die genannten Werte sind typische Orientierungswerte für mittelständische Unternehmen. Die tatsächlichen Kosten hängen von Tarifstrukturen, Komplexität der Abrechnung, eingesetzter Software und dem gewünschten Leistungsumfang ab.