Ab 2027 nur noch digital: neue Vorgaben für Entgeltunterlagen!

Digitale Entgeltunterlagen werden ab 2027 Pflicht: Erfahren Sie, was jetzt zu beachten ist und wie Solvenius Sie mit Know-how, Software und Infrastruktur bei der rechtssicheren Umsetzung unterstützt.

Die Zeit der Wahlmöglichkeiten endet: Mit Wirkung zum 1. Januar 2027 wird die digitale Führung von Entgeltunterlagen zur verpflichtenden Praxis für alle Arbeitgeber. Bislang geltende Ausnahmeregelungen laufen aus und machen die elektronische Dokumentation zum verbindlichen Standard. Unternehmen sollten diese Frist ernst nehmen und ihre internen Abläufe rechtzeitig darauf ausrichten. Solvenius bietet Ihnen sowohl das rechtliche Knowhow als auch die passenden Tools inkl. der technischen Infrastruktur, um die Anforderungen zu 100% sicher abzubilden.

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Rechtliche Einordnung

Arbeitgeber sind schon heute dazu verpflichtet, Entgeltunterlagen transparent zu führen. Dazu gehört, dass alle relevanten Informationen vollständig, korrekt, nachvollziehbar strukturiert und in deutscher Sprache vorliegen.

Bereits seit 2022 existieren gesetzliche Anforderungen zur digitalen Führung bestimmter Unterlagen. Allerdings konnten Betriebe bislang Ausnahmen beantragen. Diese Möglichkeit entfällt mit Ablauf des Jahres 2026 endgültig.

Künftig gilt daher uneingeschränkt:

• ausschließlich digitale Führung der Unterlagen

• keine Befreiungsoptionen mehr

• vollständige Ausrichtung auf elektronische Prüfverfahren

Umfang der betroffenen Unterlagen

Die Regelung geht über reine Lohn- und Gehaltsabrechnungen hinaus. Auch ergänzende Dokumente, die im Zusammenhang mit der Entgeltabrechnung stehen, müssen entsprechend erfasst und archiviert werden. Welche Unterlagen im Detail relevant sind, hängt vom jeweiligen Einzelfall ab.

Digitale Anforderungen im Detail

„Digital“ bedeutet mehr als nur das Vorliegen von Dateien. Gesetzliche Vorgaben definieren unter anderem, wie Dokumente strukturiert, gespeichert und benannt werden müssen. Ziel ist eine einheitliche und prüfungssichere Organisation aller Unterlagen.

Sonderfall: Dokumente mit Unterschrift

Für bestimmte Vorgänge bleibt die Schriftform verpflichtend. Hier reicht eine einfache digitale Ablage nicht aus. Zulässig ist sie nur unter zusätzlichen Voraussetzungen, etwa durch den Einsatz elektronischer Signaturen oder ergänzende Sicherungsmaßnahmen. Andernfalls ist die Aufbewahrung des Originals weiterhin notwendig.

Keine Pflicht zur Altakten-Digitalisierung

Für bereits bestehende Unterlagen gilt eine wichtige Erleichterung: Eine rückwirkende Digitalisierung ist nicht vorgeschrieben. Maßgeblich ist ausschließlich, dass alle Vorgänge ab 2027 den neuen Anforderungen entsprechen.

Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber

Die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben liegt vollständig in der Verantwortung der Unternehmen. Das umfasst insbesondere die Sicherstellung, dass alle Unterlagen vollständig vorhanden, jederzeit lesbar und im Prüfungsfall kurzfristig verfügbar sind. Mängel oder technische Probleme werden dabei nicht als Entschuldigung akzeptiert. Wer bislang noch auf papierbasierte Systeme setzt oder keine klaren Strukturen etabliert hat, sollte jetzt handeln, um spätere Risiken und Mehraufwand zu vermeiden.

Unterstützung durch die Solvenius GmbH

Bei der praktischen Umsetzung müssen Unternehmen diese Herausforderung nicht allein bewältigen. Solvenius bietet mit den HR-Portalen LOGA3 und bits-HR digitale Softwarelösungen, mit denen sich Entgeltunterlagen rechtskonform, strukturiert und effizient verwalten lassen. Von der Einrichtung geeigneter Ablagesysteme bis hin zur Integration in bestehende Prozesse unterstützen wir dabei, die gesetzlichen Anforderungen zuverlässig zu erfüllen.

Handlungsempfehlung

Nutzen Sie die verbleibende Zeit gezielt, um ihre Organisation zukunftssicher aufzustellen. Dazu gehören unter anderem die Analyse bestehender Prozesse, der Aufbau digitaler Ablagesysteme, die Einführung geeigneter Softwarelösungen sowie die Schulung von Mitarbeitenden. Klare Zuständigkeiten und ein strukturiertes Vorgehen sind dabei entscheidend.

Gerne erläutern wir Ihnen im persönlichen Austausch, wie eine passende Lösung für Ihr Unternehmen aussehen kann. Sprechen Sie uns an, um die nächsten Schritte gemeinsam zu planen.