Was kostet die Lohnabrechnung wirklich?

Viele Unternehmen betrachten bei der internen Lohn- und Gehaltsabrechnung lediglich die Kosten für die Payroll-Software. Tatsächlich entstehen jedoch deutlich höhere Gesamtkosten: Personalkosten für qualifizierte Payroll-Mitarbeitende, Softwarelizenzen, Wartung, Schulungen, gesetzliche Anpassungen sowie Vertretungsregelungen im Urlaubs- oder Krankheitsfall.

Beispiel: Unternehmen mit 250 Mitarbeitenden - typische jährliche Kosten für Inhouse Payroll

• Payroll-Fachkraft inkl. Arbeitgeberkosten: ca. 70.000 €

• Payroll-Software inkl. Wartung&Updates: ca. 12.000-20.000 €

• Schulungen & gesetzliche Weiterbildung: ca. 2.000-5.000 €

• IT-Betrieb, Administration & Support: ca. 5.000-10.000 €

• Vertretungs- und Ausfallkosten: ca. 5.000-10.000 €

• Gesamtkosten pro Jahr: ca. 95.000-115.000 €​

Dem gegenüber steht eine professionelle Outsourcing-Lösung. Bei marktüblichen Preisen von etwa 10 bis 20 Euro pro Mitarbeitendem und Monat für das All-Inklusive Paket aus Software und Full-Service Entgeltsachbearbeitung liegen die jährlichen Kosten für 250 Mitarbeitende je nach Leistungsumfang häufig zwischen 30.000 und 60.000 Euro.

Das mögliche Einsparpotenzial: Je nach Ausgangssituation können Unternehmen ihre direkten Payroll-Kosten um 30 bis 60 Prozent reduzieren. Gleichzeitig entfallen Investitionen in Software, laufende Systempflege, gesetzliche Updates und ein Großteil des internen Administrationsaufwands. Die Personalabteilung gewinnt wertvolle Zeit für strategische HR-Themen, während die Lohnabrechnung zuverlässig und rechtskonform durch spezialisierte Payroll-Experten erfolgt.

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*Die genannten Werte sind typische Orientierungswerte für mittelständische Unternehmen. Die tatsächlichen Kosten hängen von Tarifstrukturen, Komplexität der Abrechnung, eingesetzter Software und dem gewünschten Leistungsumfang ab.