Fachkräftemangel als Chance

In der LOHN+GEHALT Juniausgabe 2017 stellt Solvenius den Zusammenhang her zwischen Fachkräftemangel im Personalbereich auf der einen Seite und wachsender Nachfrage nach Outsourcing-Dienstleistungen auf der anderen Seite. BPO sollte keinesfalls als bloße Reaktion auf den Fachkräftemangel verstanden werden, bringt es doch über diesen Aspekt hinaus gewichtige Vorteile mit sich. Bereichsleiter Enrico Quaiser benennt die wesentlichen Punkte in einem ausführlichen Essay.

Fachkräftemangel als Chance?

Der deutsche Fachkräftemangel macht sich in der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung zunehmend bemerkbar. Um die rechts- und terminsichere Abwicklung dieser Kernaufgabe von Personalabteilungen langfristig zu gewährleisten, ist die Entscheidung pro Outsourcing ein Weg, der mit erheblichen Potenzialen verbunden ist. Der Stuttgarter Payroll-Dienstleister Solvenius bietet für diesen Fall ein erfahrenes Expertenteam mit breit aufgestelltem Fachwissen und baut auf den Einsatz führender Software-Instrumente.

Unternehmen, die den gesamten Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung mit all seinen Facetten in der eigenen Personalabteilung durchführen, wissen aus eigener Erfahrung, dass dies nur mit hochqualifizierten Mitarbeitern zu leisten ist. Die Regelungen in Bereichen wie betriebliche Altersvorsorge, Pfändungen, Sozialabgaben, Teilzeit oder Kurzarbeit sind komplex. Sie zu beherrschen und sich zusätzlich in den Besonderheiten (haus-)tariflicher Strukturen und im Meldewesen an Sozialversicherungsträger zurechtzufinden, erfordert jahrelang aufgebautes Know-how in Verbindung mit der Bereitschaft zu ständiger Weiterbildung.

Bekanntermaßen ist das Rechtsgebiet des Arbeits-, Sozialversicherungs- und Steuerrechts in Deutschland nicht nur vielschichtig, sondern auch ständigem Wandel unterworfen. Gleichzeitig macht die fortschreitende Digitalisierung auch vor Behörden und Verwaltungen nicht Halt. Mehr und mehr Verfahren werden von manueller Eingabe auf neue IT-gestützte Prozesse umgestellt.

Die Verfügbarkeit fachlich und technisch geschulter Lohnspezialisten ist daher unabdingbar. Viele Personalmanager sehen sich dieser allgemeinen Herausforderung für das Recruiting und die Mitarbeiterqualifikation gegenüber oder haben sogar ganz konkret die Nachfolge einer langgedienten Schlüsselperson zu organisieren. Da es zunehmend schwerer wird, diese strategische Aufgabe zu erfüllen, kann der Wechsel ins Outsourcing die Alternative zum eigenen Recruiting sein. Gut aufgestellte Dienstleister verfügen in der Regel über einen großen Pool an qualifizierten Fachkräften sowie über spezifisch aufgestellte Mitarbeiterweiterbildungsprogramme.

Der Fachkräftemangel kann durch die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister in eine Chance verwandelt werden. Denn über die Deckung des Personalbedarfs hinaus generiert das Payroll Outsourcing weiteren Mehrwert. Aus der Erfahrung als spezialisierter Dienstleister kennt Solvenius die wesentlichen Vorteile:

1. Externes Know-how nutzen
Erhebliche Ressourcen müssen aufgewendet werden, um mit den konstanten Änderungen bei Regulierungen, in Steuer- und Beitragssätzen und beim Bescheinigungswesen Schritt zu halten. Die Vergabe der Entgeltabrechnung nach außen ermöglicht es, sich diese Expertise jederzeit zu Nutze zu machen. Ein Dienstleister mit entsprechender Performance erreicht durch standardisierte Abläufe und strenge Prüfverfahren ein extrem hohes Qualitätsniveau.

2. Talentabwanderung verhindern
So wie alle Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, nehmen auch Abrechnungsspezialisten und Lohnbuchhalter ihre Kenntnisse mit. Die Nutzung eines externen Service hebt dieses Geschäftsrisiko auf und nimmt Unternehmen die Sorge, dass sorgsam ausgebildetes Personal kündigen und abwandern könnte.

3. Zeit freisetzen
Entgeltsachbearbeitung ist ein zeitraubender Prozess. Das Auslagern dieser Tätigkeiten wird Arbeitszeit freisetzen, die für strategische Aktivitäten genutzt werden kann. Gerade im Mittelstand liegen in der Entgeltsachbearbeitung die größten Einsparpotenziale neben anderweitigen buchhalterischen Aufgaben.

4. Kosten reduzieren
Die direkten Kosten für das Erstellen der Gehaltsabrechnungen können durch den Einsatz eines externen Anbieters deutlich gesenkt werden. Skalierbare Preismodelle, die sich an der Anzahl der Abrechnungsfälle orientieren, bilden die Unternehmensentwicklung zudem flexibler ab als fixe Personalkosten.

5. Haftungsrisiken vermeiden
Verspätete oder falsche Meldungen und Zahlungen sind oft mit hohen Säumniszuschlägen verbunden und stellen ein unnötiges finanzielles Risiko dar. Outsourcing-Anbieter, die die Verantwortung für die korrekte steuerliche Bewertung und für terminkonforme Meldevorgänge übernehmen, gehen dafür auch in die Haftung. Allein diese Betrachtung kann die Entscheidung pro Outsourcing bereits rechtfertigen.

6. Schmerzen lindern
Die manuelle Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist insbesondere für kleinere Mittelständler ein bürokratischer Albtraum. Das Verlagern dieser Arbeiten auf einen Dienstleister eliminiert diese Last und schafft zudem Sicherheit in Krankheits- und Urlaubsfällen.

7. Technische Probleme umgehen
Eine immerwährende Frage für das Personalmanagement ist es, ob die aktuelle Version der verwendeten Abrechnungssoftware sowie die neuesten Kalkulationstabellen installiert sind. Ein veralteter Releasestand kann gravierende Fehler verursachen. Im Outsourcing gibt es diese Sorgen nicht, die Abrechnung läuft stets auf aktueller Basis, dazu verpflichtet sich der Dienstleister.

Die Solvenius GmbH kann auf jahrelange Erfahrungen als HR-Dienstleister, Rechenzentrum und Consulting-Partner zurückblicken. Sie begleitet Kunden in allen Phasen von der Einführung des Abrechnungsprogramms bis hin zu den monatlichen Zahlungen und Auswertungen. Die Erreichbarkeit persönlicher Ansprechpartner während der Servicezeiten ist zugesichert. Je nach Servicestufe umfasst der Leistungskatalog die reine Durchführung des Abrechnungslaufs bis hin zur Abwicklung der kompletten monatlichen Aktivitäten inkl. Datenerfassung. Vom Stammsitz in Stuttgart und der neu gegründeten Niederlassung in Halle aus wird der
deutschlandweite Markt abgedeckt und es kann flexibel auf die Nachfrage nach qualifiziertem Personal reagiert werden.

Neben dem Entgeltbereich ist die Belegprüfung von Reisekosten sowie die Abrechnung von Dienstreisen Bestandteil des Portfolios. Auch hier entfallen durch die einheitliche Organisation über Solvenius als externen Partner unproduktive Arbeitsschritte und im Prüfungsfall drohen keine unangenehmen Überraschungen.

Bei Enrico Quaiser, der die Solvenius Sachbearbeitung seit 2016 als Bereichsleiter verantwortet, finden Unternehmen eine kompetente Beratung und einen erfahrenen administrativen Beistand.

Zuerst erschienen in LOHN+GEHALT 06/2017

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