Case Study zum Thema Prozessoptimierung

Der IT-Dienstleister gkv informatik modernisiert seine Dienstreise-Prozesse bei Einkauf und Abrechnung. Dabei wird die Software-Lösung für die Reisekosten-Abrechnung des Herstellers Viatos mit intelligentem Outsourcing durch die Solvenius GmbH kombiniert.

Für ihre Gesellschafter, die BARMER GEK, AOK Nordost, AOK NORDWEST, AOK Rheinland/Hamburg und AOK Sachsen-Anhalt sowie die Hanseatische Krankenkasse erbringt die gkv informatik IT-Dienstleistungen. Die IT-Services umfassen den Rechenzentrumsbetrieb, die Kommunikationsinfrastruktur, Support und Softwareberatung, die über 850 Mitarbeiter an 29 Standorten bei höchsten Datenschutz- und Sicherheitsstandards erbringen.

Um sowohl Reise-Einkaufsvorgänge als auch die papierbasierten Antrags- und Abrechnungsprozesse für Dienstreisen zu modernisieren, initiierte die gkv informatik im Jahre 2013 eine
Ausschreibung, bei der sich die Viatos GmbH durchsetzen konnte

Wichtigste Ziele der Prozessumstellung:
  • Umstellung der Reisemittelbuchung von einem zentralen auf ein dezentrales & effizientes Buchungsverfahren, d.h. die Mitarbeiter sollten künftig über Buchungsmaschinen in Eigenverantwortung ihre Reisemittel buchen
  • Vermeidung von Buchungsgebühren für Hotel- und Bahnbuchungen
  • Einführung eines elektronischen Systems für die Prozesse der Reisegenehmigung und Reisekostenabrechnung nach Bundesreisekostengesetz; im Ergebnis ein End-to-End-Prozess vom  Antrag bis zur Abrechnung
  • Erhöhung der Transparenz über Kosten für Dienstreisen und Ermöglichung eines wirksamen Controllings
  • Einbettung der Lösung in die SAP-dominierte Systemlandschaft
  • Entlastung von administrativen Prüfungsaufgaben bei der Abrechnung der Reisekosten durch einen externen Dienstleister

Durch Viatos als Software-Lösung und die Dienstleistungen der Solvenius GmbH konnte die gkv informatik ihre Ziele erreichen – es ist damit gelungen, einen End-to-End- Prozess nach Kundenwunsch zu etablieren. Erfahren Sie im Anwenderbericht der gkv informatik, wie die verschiedenen Module und Leistungen ineinandergreifen, um diese passgenaue Lösung zu ermöglichen.

Lesen Sie hier den gesamten Artikel.

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